В бизнесе абсолютно все построено на коммуникации. Без нее невозможно развитие. Мы общаемся не только с клиентами, партнерами, но и внутри компании переписываемся в рабочих чатах, отправляем голосовые сообщения, созваниваемся, обсуждаем какие-то вопросы. Совещания являются одной из форм коммуникации. Они могут быть самых разных форматов: мозговые штурмы, операционные, ежедневные РАД-совещания, итоговые. И рассматривать их нужно, как различные приемы, которыми должен владеть каждый руководитель.
Если у вас правильно выстроено совещание, то вы на нем будете находиться, как на просмотре голливудского фильма. Настолько интересно, динамично и четко ваши сотрудники будут рассказывать про свои результаты и действия. Но для этого необходимо, менеджеру тренировать специалистов, как в спорте тренер тренирует игроков.
Задачи менеджера
Запомните, менеджер ничего не делает сам, своими руками. Его задача видеть правильную картину и говорить, что конкретно делать тем людям, кто находится под ним. То есть, исходя из целей, ставить задачи для специалистов – курьера, админа, повара и так далее. Главная задача любого управленца это:
❇️ собрать сильную профессиональную команду;
❇️ ставить им четкие задачи и цели;
❇️ анализировать предыдущий день.
Компания – это, как футбольная команда. Есть собственник, тренер и игроки. Собственник может быть доволен результатами: команда выигрывает, его все устраивает. Но тренер должен обязательно знать, кто и как играет. Кем он доволен, а кем нет и почему. В бизнесе также, собственник может не вникать в нюансы работы каждого специалиста. Для этого есть менеджер, который обязан знать, как работают его подчинённые.
Именно с менеджера начинается все управление. Он составляет список дел для специалиста на день. Это одна из главных его задач – загрузить человека работой. Если рабочий день длится 12 часов, а работы у него только на 8 часов, то это означает ошибку менеджера. И сразу же возникает вопрос, чем занимается специалист оставшиеся 4 часа, за что конкретно ему будет выплачена заработная плата: за рабочее время или за сделанную работу. И главное, про что часто забывают менеджеры – список дел должен быть у специалиста уже с утра, чтобы человек был сфокусирован и знал точно, что ему делать в течении дня.
Открою вам один секрет.
Список дел для каждого специалиста на 80% состоит из бизнес-процессов, то есть ежедневных рутинных действий. Поэтому, менеджер может сразу на неделю вперёд прописать часть дел. А после анализа предыдущего дня дописать те пункты, которые необходимо сделать сегодня. Но иногда менеджера нужно этому научить, поэтому на своих совещаниях я обучаю подчиненных правильно управлять людьми.
Принципы проведения совещаний
Я всегда придерживаюсь определенных принципов при проведении совещаний. Это позволяет сделать их более эффективными с менеджерами, что в свою очередь приведет к повышению продуктивности команды и улучшению процессов внутри компании.
Вы замечали, сколько времени на совещаниях уходит только на сбор информации? И это действительно большая проблема. Поэтому я стараюсь создать в своих компаниях своеобразный единый информационный колодец – базу данных, чтобы все сотрудники могли туда зайти и увидеть одинаковую информацию, внесенную по единым правилам и форматам. Это экономит время и позволяет избежать ошибок и путаницы, а также упрощает поиск нужных данных.
Кстати, всем нюансам управления я обучаю на программе «Масштабирование»
Для меня очень важно, чтобы мои сотрудники выходили с любого совещания «потными, но счастливыми». Я никогда никого не критикую и не унижаю. А в ходе самого совещания, постоянно даю вежливую обратную связь человеку и одновременно корректирую действия сотрудников. В итоге у них остаётся хороший осадок.
Есть у меня такой принцип «пьяная обезьяна». Он означает перепрыгивание с ветки на ветку, или с темы на тему. Когда вы ведёте совещание никогда не нарушайте этот принцип. Ваши подчинённые всегда будут пытаться прыгать с темы на тему, но ваша задача не поддаваться на провокации, а быть последовательным. Это позволит вам, провести конкретный анализ ситуации, действий и результатов сотрудников.
Мои совещания похожи на полный массаж тела. Я прорабатываю каждый участок. Прохожу за час с менеджером всю его команду, разбираю все усилия по количеству и качеству, анализирую. И это способствует улучшению конечного результата.
Я считаю, что регулярно собирать всю команду и тратить на совещания с сотрудниками 2 часа — это все равно, что лить воду в песок. Объективных результатов не будет, а будет одна «говорильня». И лучше не терять время зря, а собираться только по делу. Проще говоря: есть конкретный вопрос, есть люди, которые за него отвечают — собрал их и вы быстро все обсудили. Так вы экономите время, усилия, а значит и деньги.
Одна для всех или каждому свое
Совещания не могут проводиться по одной схеме со всеми.
У каждого свои нюансы. С продавцами нужно более жестко. С маркетологами – более мягко. И с каждым отделом по-своему. Учитывая специфику работы, характер людей в этой команде и так далее. Это нужно чувствовать. А еще бывают такие ситуации, когда очень трудно в данный момент принять решение. Тогда я использую принцип 3 секунд и всегда спрашиваю сотрудника: «Если бы у тебя было всего 3 секунды, чтобы ты сейчас сделал?» И очень часто это помогает.
Цель любого совещания – договоренности. Без них это называется ППР – посидели, потрындели, разошлись. И договоренности являются важнейшим аспектом со многими нюансами. Они должны быть:
▶️ уважительные, не в приказном тоне;
▶️ железные, то есть нет варианта их не выполнить.
В конце любого совещания должен быть еще один важный момент – переспросить человека, вдохновили вы его или нет. У меня были ситуации, когда мне казалось, что я вдохновил человека. А потом выяснялось, что у него очень неприятный осадок оставался после моих совещаний. Поэтому необходимо опираться не только на свое чутье, но и спрашивать мнение сотрудника.
На каждом совещании хороший менеджер должен не только что-то обговаривать и решать, у него должны появляться идеи и соответственно новые бизнес-процессы, чтобы эти идеи воплотить в жизнь. Например, решили теперь открывать магазин в 8.50, а перед открытием вытереть пыль, проверить товар и так далее. Вот эти действия и есть бизнес-процессы. Для четкого выполнения, их необходимо прописать и контролировать. Поэтому, всегда после совещания анализируйте результат. И тогда вы будете решать, что нужно делать один раз, а что каждый день или с периодичностью раз в неделю, в месяц.
Задача руководителя – научить сотрудников лучше работать. Каждое совещание ему необходимо воспринимать, как урок, а себя на нем – учителем. И если есть ошибки у подчинённого, их нужно ему показать и обязательно объяснить, что не так. Таким образом, с каждым днём человек будет работать все лучше и лучше. А через 10-20 дней у него будет все идеально получаться.
Заключение
Эффективное управление информацией и проведение совещаний – не просто набор методов, а целая культура, которая должна быть внедрена в организацию.
Создание единого информационного колодца, упрощение процессов сбора данных, структурирование совещаний, регулярный анализ результатов и культура обратной связи – все это способствует созданию продуктивной среды, где каждый сотрудник может внести свой вклад в общий успех компании. Внедрение такой практики поможет не только оптимизировать внутренние процессы, но и создать команду, готовую к вызовам современного бизнеса.